Datenschutz – Hoofolio

1. Verantwortlicher

Christian Hermann & Martina Hermann GbR, An Rainen 3, 72525 Münsingen, Deutschland. E-Mail: apps@bitbeans.de (auch für Datenschutzanfragen). Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil bei uns weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG) und keine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

2. Kurz gesagt

– Deine Pferdeakte (Pferde, Einträge, Fristen, Fotos, Dokumente, Kontakte, Notizen) liegt auf deinem Gerät. Ohne Funktion, die du selbst einschaltest, verlassen diese Inhalte dein Gerät nicht.

– Cloud-Sicherung und Umzug übertragen Inhalte nur Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Schlüssel liegen auf Geräten, nicht bei uns. Wir können diese Inhalte nicht lesen.

– Bei Akte übergeben ist die Übergabedatei verschlüsselt; das zusätzlich erzeugte PDF ist es nicht. Beides gibst du selbst weiter; der Schutz auf dem Versandweg hängt auch vom gewählten Dienst ab.

– Es gibt kein Konto, keine Werbung und kein Werbe-Tracking.

– Nutzungsstatistik ist aus, bis du sie einschaltest.

3. Auf deinem Gerät

Die App speichert deine Akte in einer verschlüsselten Datenbank auf dem Gerät. Der Schlüssel liegt im Schlüsselspeicher des Betriebssystems. Die Akteninhalte werden auf deinem Gerät verarbeitet; wir haben keinen Zugriff darauf. Öffnest du eine Übergabe- oder Sicherungsdatei über „In Hoofolio öffnen“ oder die Dateiauswahl, legt die App eine Arbeitskopie im App-Cache an und verarbeitet sie auf dem Gerät. Beim Erstellen und Öffnen einer Übergabe können vorübergehend unverschlüsselte Arbeitsdateien und das PDF im App-Cache entstehen. Die App versucht, Arbeitsdateien nach dem Vorgang und liegengebliebene Kopien bei späteren Starts zu löschen; bei Abbruch oder Löschfehler können sie länger auf dem Gerät bleiben. Die ursprüngliche Datei und Kopien bei anderen Apps oder Empfängern löscht Hoofolio nicht. Die App fragt nach Berechtigungen nur, wenn du die Funktion nutzt: Kamera (Fotos aufnehmen, QR-Codes scannen), Fotos und Dateien (Anhänge wählen, Export speichern), Benachrichtigungen (Erinnerungen). Du kannst jede Berechtigung in den Systemeinstellungen entziehen.

Widget „Heute“ (Plus). Legst du das Widget auf den Home-Bildschirm, speichert die App einen kleinen Auszug deiner offenen Fristen auf dem Gerät (Art der Frist, Pferdename, Datum; nie eigene Fristtitel, Medikamente, Notizen, Messwerte, Notfalldaten, andere Personen oder Kosten). Dafür verwendet sie einen eigenen Widget-Schlüssel, nie den Schlüssel deiner Akte. Ist dieser Schlüssel auf dem Gerät nicht verfügbar, legt sie nur einen neutralen Auszug ohne Namen ab. Mit der Einstellung „Nur Zahlen“ zeigt das Widget keine Pferdenamen und keine Fristarten. Was das Widget anzeigt, sieht jede Person, die deinen Bildschirm sieht. Nichts davon geht an uns.

Fristen im Kalender (Plus). Nur wenn du es einschaltest und danach den Zugriff auf deine Kalender erlaubst, trägt die App deine offenen Fristen als ganztägige Termine in einen eigenen Kalender „Hoofolio“ ein: als Titel die Art der Frist und der Pferdename (oder neutral „Hoofolio: Frist“), das Datum und eine technische Kennung; nie eigene Fristtitel, Notizen, Medikamente oder Kosten. Den Zugriff braucht die App, um ihre eigenen Termine wiederzufinden, zu ändern und zu löschen; technisch umfasst er auch andere Kalender, die App verwendet ihn aber nur für ihren eigenen. Diese Termine stehen außerhalb der Verschlüsselung der App im Kalender deines Geräts. Wählst du „Nur auf diesem Gerät“, bleiben sie im Kalenderspeicher des Geräts (je nach Gerätesicherung werden sie mitgesichert); gibt es auf dem Gerät keinen solchen Kalender, schreibt die App nichts, bis du ausdrücklich den Konto-Kalender wählst. Wählst du (nur auf iPhone und iPad möglich) den Konto-Kalender, kann dessen Anbieter Titel, Datum und Kennung als eigener Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung verarbeiten und auf deine anderen Geräte übertragen; welche Speicherorte und gegebenenfalls Übermittlungen in Drittländer dabei gelten, erfährst du dort. In geteilten Kalendern können andere die Termine sehen. Wir erhalten nichts davon. Rechtsgrundlage für das Schreiben in deinen Kalender: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit unter Mehr > „Widget und Kalender“ widerrufen, indem du die Funktion abschaltest (die App entfernt dann ihre Termine) oder „Kalender entfernen“ wählst; beides geht auch ohne Plus. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt. Hat die App keinen Kalenderzugriff mehr, entferne verbliebene Termine selbst im Kalender.

Tipp: Trage keine Gesundheitsdaten von Menschen und keine Angaben ein, die du nicht speichern darfst.

4. Kauf, Abo und Wiederherstellung (Plus)

Hoofolio Plus ist ein Abo über den App Store oder Google Play. Zahlung und Abrechnung liegen bei Apple bzw. Google als eigenen Verantwortlichen; wir erhalten keine Zahlungsdaten.

Zur Prüfung und Wiederherstellung erzeugt die App eine zufällige Gastkennung (kein Konto, keine E-Mail) und sendet sie mit Produktkennung, Store-Plattform und dem technischen Kaufbeleg an unseren Server. Daraus entsteht die Freischaltung (Grant). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Vertragslaufzeit und anschließend bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 195 BGB; berechtigtes Interesse: Nachweis und Abwehr von Ansprüchen sowie Schutz vor Missbrauch), Gastkennungen ohne Kauf 13 Monate nach der letzten Nutzung. Kauf- und Freischaltungsdaten bleiben auch nach „Alle Daten löschen“ und „Cloud-Sicherung löschen“ (Abschnitt 17) so lange gespeichert.

5. Cloud-Sicherung (Plus) und Umzug

Wenn du die Cloud-Sicherung einschaltest oder ein Gerät per QR umziehst, lädt die App eine verschlüsselte Kopie deiner Akte hoch. Der Server kennt nur Chiffrat, Größen, Zeitpunkte und Prüfsummen von Kennungen. Den Schlüssel (aus Wiederherstellungscode und Passphrase bzw. dem Einmal-Schlüssel des QR-Codes) kennen nur deine Geräte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Angaben über Dritte in deiner Akte lit. f (berechtigtes Interesse: die Sicherung kann nur die ganze, von dir bestimmte Akte verschlüsselt speichern und schützt dich vor Datenverlust). Speicherort der Dateien: EU. Aufbewahrung: Cloud-Sicherung 550 Tage nach der letzten Nutzung, du kannst sie jederzeit löschen; Umzugskopie höchstens 24 Stunden; sie wird gelöscht, sobald das neue Gerät sie geladen und geprüft hat oder der Umzug abgebrochen wird; sonst ist sie 15 Minuten nach dem vollständigen Abruf nicht mehr abrufbar und wird binnen der 24 Stunden gelöscht. Wichtig: Ohne Wiederherstellungscode und Passphrase können weder du noch wir die Sicherung lesen.

6. Weitergeben (PDF, Export, Kalenderdatei)

Teilst du ein PDF, einen Export oder eine Kalenderdatei, übergibt die App die Datei an die Speicher- oder Teilen-Funktion deines Betriebssystems. Wohin sie geht (etwa E-Mail, Nachrichten-App oder Cloud-Speicher), bestimmst du; für den Empfänger gelten dessen Datenschutzregeln. Wir erhalten nichts davon. Ein Export als ZIP enthält deine Anhänge unverschlüsselt; die App weist dich vorher darauf hin.

7. Fotos und Daten Dritter

In deiner Akte können Namen und Kontaktdaten von Tierärztinnen, Hufschmieden, Reitbeteiligungen oder Stallbetreibern sowie Fotos mit Personen stehen. Diese Personen informieren wir nicht einzeln, weil wir die Inhalte nicht lesen können und eine Einzelinformation unmöglich wäre bzw. unverhältnismäßig (Art. 14 Abs. 5 lit. b, Art. 11 DSGVO); diese Erklärung ist die öffentliche Information dazu.

– Für deine private Akte gilt in der Regel die Haushaltsausnahme (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nutzt du Hoofolio beruflich (z. B. Stall oder Hof), bist du für deine Einträge selbst verantwortlich.

– Gib Inhalte (etwa als PDF oder Export) nur weiter, wenn du die nötigen Rechte hast. Bei erkennbaren Personen brauchst du in der Regel deren Zustimmung.

– Akte übergeben (z. B. beim Verkauf eines Pferdes): Für eine Übergabe erstellt die App auf deinem Gerät eine verschlüsselte Datei mit einem Einmal-Code; zusätzlich kann eine unverschlüsselte PDF-Übersicht aus den ausgewählten Daten entstehen. Sie enthält keine Fotos oder Dateien und ist nicht mit dem Paket identisch. Du entscheidest selbst, was du versendest und über welchen Dienst; über unsere Server läuft dabei nichts, wir erhalten weder Datei noch Code. Fotos und Dokumente (Dateien und Dokumentangaben), Kontakte und bestimmte Namensfelder, Kosten, private Einträge sowie Versicherungs- und Kaufunterlagen sind standardmäßig ausgeschaltet; Entscheidungsperson, Kostengrenze und Wünsche aus dem Notfallblatt, Eigentümer laut Pass, Stallplatz und Anwesenheiten gehen nie mit. Namen und andere Angaben über Personen können dennoch in Einträgen, Notizen oder ausgewählten Dateien stehen; die App weist vor dem Erstellen darauf hin. Gib Angaben und Bilder anderer Personen nur weiter, wenn du dazu berechtigt bist.

– Anfragen von Dritten (z. B. Auskunft über „ihre“ Daten in Akten) können wir in der Regel nicht erfüllen, weil wir Inhalte nicht lesen und Personen darin nicht zuordnen können (Art. 11 Abs. 2 DSGVO). Wende dich an die Halterin bzw. den Stall; nennst du uns Angaben, mit denen wir die Zuordnung herstellen können, prüfen wir die Anfrage.

8. Erinnerungen

Erinnerungen plant die App auf dem Gerät über die Benachrichtigungsfunktion deines Betriebssystems. Hoofolio nutzt keinen Push-Dienst: Es gibt kein Gerätetoken bei uns, und Inhalte deiner Erinnerungen verlassen das Gerät dafür nicht. Du kannst Erinnerungen in der App oder in den Systemeinstellungen abschalten.

9. Meldungen

Rechtswidrige Inhalte kannst du per E-Mail an apps@bitbeans.de melden (Art. 16 Verordnung (EU) 2022/2065). Eine Meldung enthält die Begründung, die genaue Fundstelle sowie deinen Namen und deine E-Mail-Adresse (Ausnahme: Meldungen zu Straftaten nach Art. 3 bis 7 der Richtlinie 2011/93/EU); so können wir den Eingang bestätigen und die Entscheidung mitteilen (Art. 16 Abs. 4 und 5, Art. 17). Einen formlosen Hinweis ohne diese Angaben nehmen wir ebenfalls entgegen. Inhalte in der Cloud-Sicherung sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und nicht öffentlich abrufbar; wir können sie nicht lesen. Nenne deshalb, was die Zuordnung ermöglicht (etwa die Gastkennung aus Einstellungen > „Über“, Zeitraum und Art des Inhalts). Können wir eine Meldung keiner Sicherung zuordnen, teilen wir dir das mit. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. dem DSA und lit. f (Durchsetzung der Nutzungsbedingungen). Aufbewahrung: abgewiesene Meldungen 90 Tage nach Abschluss; bei bestätigten Meldungen nach 90 Tagen reduziert auf den Maßnahmennachweis und nach 180 Tagen nach der Entscheidung gelöscht.

10. Nutzungsstatistik (nur mit deiner Einwilligung, ab 16 Jahren)

Ab dem dritten Tag nach dem Anlegen deines ersten Pferdes fragt die App einmalig auf der Seite „Heute“, ob sie anonyme Zähler senden darf; du kannst die Statistik auch jederzeit in den Einstellungen ein- und ausschalten. Standard ist aus. Beim Einschalten bestätigst du, mindestens 16 Jahre alt zu sein (Selbstauskunft); jüngere Nutzerinnen und Nutzer verwenden die App ohne Statistik. Gesendet werden feste Ereignisnamen mit Stufe oder grober Zeitstufe, Plattform, App-Version, Sprache und Installationskanal (z. B. Store- oder Testversion). Beispiele: „Einführung abgeschlossen“, „erstes Pferd angelegt“, „Frist erledigt“, „Tierarzt-PDF geteilt“, Startzeit der App, Ergebnis der Bewertungsbitte, Rückkehr am 1., 7. oder 30. Tag nach dem ersten Pferd, Ergebnis einer Cloud-Sicherung oder Wiederherstellung (erfolgreich oder Fehlerart) sowie der Weg zum Kauf (Kaufseite gezeigt, „Kaufen“ getippt, Kauf abgeschlossen, jeweils mit der Art der Seite davor). Gesendet wird ohne Gast- oder Geräte-Kennung und nie mit Pferdenamen, Texten, Kontakten, Fotos oder Zeitstempeln von Einträgen. Nur die Meldung „Kauf abgeschlossen“ geht mit der bestehenden Kaufsitzung, damit unser Server sie dem eben geprüften Kauf derselben Sitzung zuordnen kann; gespeichert wird die Meldung ohne Kennung. Mit Einwilligung nennt die App beim Prüfen eines Kaufs zusätzlich die Art der Kaufseite; sie wird beim Kauf gespeichert (Zuordnung, Frist wie Kaufdaten, Abschnitt 4). Bestätigt unser Server einen Testkauf (Sandbox), merkt sich die App das lokal, damit Testkäufe nicht als echte Käufe zählen. Ohne Netz bleiben einmalige Meldungen höchstens 30 Tage auf dem Gerät und gehen beim nächsten Start raus. Die IP-Adresse wird beim Empfang technisch verarbeitet und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG; Widerruf jederzeit in den Einstellungen, genauso einfach wie die Zustimmung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); danach wird nichts mehr gesendet (die App prüft die Einwilligung unmittelbar vor jeder Meldung), wartende Meldungen werden ungesendet gelöscht. Auf dem Gerät speichert die App deine Entscheidung und, nach einer Zustimmung, deren Zeitpunkt und Textfassung als Nachweis (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Einzelmeldungen 7 Tage, Tagessummen höchstens 120 Tage.

11. Feedback und Support

Schreibst du uns oder nutzt du die Feedback-Funktion („Mehr“ > „Feedback senden“), verarbeiten wir deine Nachricht, die freiwillige E-Mail-Adresse für eine Antwort sowie App-Version, Plattform, Sprache, den Ausgangsbildschirm und eine zufällige Vorgangsnummer (verhindert doppelte Zustellung); Inhalte deiner Akte werden nicht mitgesendet. Die Nachricht wird auf unserem Server gespeichert (Kategorie Hosting, Abschnitt 14), und eine Benachrichtigung mit diesen Angaben geht an unser Support-Postfach. Ohne Netz bleibt die Nachricht höchstens 30 Tage auf dem Gerät (danach wird sie beim nächsten Öffnen ungesendet gelöscht) und wird beim nächsten Start oder Senden übertragen; „Alle Daten löschen“ entfernt sie. Diese Zwischenspeicherung ist für den von dir gewünschten Versand erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage den Nutzungsvertrag oder einen Kauf betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Anfragen beantworten, Fehler beheben). Bitte sende uns keine Gesundheitsangaben über Menschen und keine Daten anderer Personen. Aufbewahrung: auf dem Server 90 Tage nach Eingang (automatische Löschung), Kopien im Postfach bis 90 Tage nach Abschluss der Anfrage; den Nachweis der Bearbeitung von Betroffenenanfragen (ohne Inhalte) halten wir 3 Jahre vor (Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO, § 195 BGB). Das Postfach betreibt ein E-Mail-Dienstleister (Kategorie E-Mail, Irland/USA, Garantie siehe Abschnitt 14).

12. Sicherheit und Missbrauchsschutz

Zum Schutz vor Überlastung und Missbrauch begrenzen wir Anfragen. Dazu speichern wir nur einen Hashwert der IP-Adresse (SHA-256) und die Gastkennung, 7 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Alle Übertragungen sind per TLS verschlüsselt.

13. QR-Scanner

Beim Umzug auf ein neues Gerät und beim Übernehmen einer übergebenen Akte scannst du einen QR-Code oder tippst den Code ein; das gilt auch für das Verbinden weiterer eigener Geräte, sobald die App es anbietet. Die App öffnet die Kamera dafür nur auf der jeweiligen Scan-Seite und erst nach deiner Erlaubnis. Erkannt wird der Code ausschließlich auf dem Gerät: auf iPhone und iPad mit der Bilderkennung des Betriebssystems, auf Android mit einer in die App eingebauten Erkennung ohne Netzdienst. Beim Scannen und Erkennen werden Kamerabild und Code nicht übertragen, weder an uns noch an Dritte; der Code bleibt im Speicher, bis der Vorgang endet. Was danach mit dem erkannten Code geschieht, beschreibt der jeweilige Abschnitt (Umzug: Abschnitt 5, Übergabe: Abschnitt 7).

14. Empfänger und Drittländer

Kategorie: Hosting, Speicherung, Server, Sicherheit; Zweck: Server, Datenbank, verschlüsselte Dateien; Ort: EU; Anbieter mit Sitz USA; Garantie: Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework), soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst Standardvertragsklauseln

Kategorie: Stores (Apple, Google); Zweck: Kauf, Abrechnung, Wiederherstellung; Ort: eigene Verantwortliche, weltweit; Garantie: eigene Datenschutzerklärungen; keine Auftragsverarbeitung

Kategorie: E-Mail-Dienst; Zweck: Support-Postfach; Ort: Irland/USA; Garantie: Angemessenheitsbeschluss (Data Privacy Framework), soweit zertifiziert, sonst Standardvertragsklauseln

Die einzelnen Dienstleister nennen wir auf Anfrage (Art. 15 DSGVO, apps@bitbeans.de). Eine Kopie der Garantien erhältst du ebenfalls auf Anfrage. Wir verkaufen keine Daten, erstellen keine Werbeprofile und nutzen kein Werbe-Tracking. Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung.

15. Speicherdauer im Überblick

Daten: Akte auf dem Gerät; Dauer: bis du sie löschst

Daten: Gastkennung, Grant; Dauer: Vertragslaufzeit + Verjährung; ohne Kauf 13 Monate nach letzter Nutzung

Daten: Cloud-Sicherung; Dauer: 550 Tage nach letzter Nutzung, jederzeit löschbar

Daten: Umzugskopie; Dauer: höchstens 24 Stunden

Daten: Meldungen; Dauer: 90 bzw. 180 Tage (Abschnitt 9)

Daten: Statistik; Dauer: Einzelmeldungen 7 Tage, Tagessummen höchstens 120 Tage

Daten: Feedback, Support; Dauer: Server 90 Tage nach Eingang, Postfach 90 Tage nach Abschluss; Nachweis ohne Inhalte 3 Jahre

Daten: Missbrauchsschutz; Dauer: 7 Tage

16. Jugendliche

Du kannst Hoofolio ab 13 Jahren nutzen. Eine Statistik-Einwilligung ist erst ab 16 möglich. Käufe laufen über die Stores und die Konten der Erwachsenen.

17. Deine Rechte

Du hast Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) nach DSGVO. Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Einwilligungen kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Bereitstellung der Daten ist nicht vorgeschrieben; ohne Gastkennung und Kaufbeleg können wir Plus nicht prüfen.

So übst du sie ohne Konto aus: Alle Daten löschen (Einstellungen; löscht alles auf dem Gerät und deine Cloud-Sicherung auf dem Server, auch wenn du gerade offline bist: die App versucht die Löschung auf dem Server bei jedem Start mit Netz erneut, bis der Server sie bestätigt; ein Plus-Abo kündigst du getrennt im Store), Cloud-Sicherung löschen (bei der Cloud-Sicherung; löscht nur die Kopie auf dem Server, auch nach dem Ende von Plus; Kauf- und Freischaltungsdaten bleiben nach Abschnitt 4) und Export findest du in der App (Einstellungen). Für Auskunft und andere Anliegen schreibe an apps@bitbeans.de; nenne die Gastkennung aus der App (Einstellungen, „Über“), damit wir deine Daten zuordnen können. Beschwerde: bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, für unseren Sitz der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Nutzerinnen außerhalb der EU (z. B. Vereinigtes Königreich, Japan, Südkorea, USA) haben nach ihrem Recht vergleichbare Rechte; nutze denselben Weg. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und teilen sie nicht zu Werbezwecken.

18. Änderungen

Ändern sich Funktionen oder Datenflüsse, passen wir diese Erklärung an. Das Datum steht oben.